در دنیای به سرعت در حال تحول، جایی که هر مکالمه، مذاکره، جلسه یا سخنرانی می تواند بر موفقیت شخصی و حرفه ای ما تأثیر بگذارد، هرگز ارتباط مؤثر به این اندازه حیاتی نبوده است. اگر پیام های خود را به شیوه‌ای واضح، مختصر و منطقی بیان کنیم، به احتمال زیاد به اهداف خود از روابط دست خواهیم یافت.
در این یادداشت، ساختار سه سوالی را ارائه خواهم کرد که معتقدم به عنوان ابزاری ضروری برای سناریوهای مختلف، از تعاملات فی‌البداهه تا ارائه‌های تجاری کارآمد عمل می‌کند، اما ابتدا اجازه دهید با این موضوع شروع کنیم که چرا داشتن یک رویکرد ساختاریافته بسیار مفید است.
ارزش ساختار در ارتباطات
ساختار، نقشه‌ی راه فراهم می‌کند؛ ارتباط منطقی از ایده‌ها، که هم شما و هم شنونده را هدایت می‌کند. به طرح ارتباطی، به مثابه داستانی که با دقت ساخته شده فکر کنید. برخی مزایای آن عبارتند از:
- وضوح: ساختار ابهام را از بین می برد و اطمینان می دهد که پیام سرراست و قابل درک و پیگیری است.
- حفظ: ایده‌هایی که به شیوه‌ای ساختاریافته ارائه می‌شوند، بیشتر به خاطر سپرده شدهو ارتباط شما را تاثیرگذارتر می‌کند. مغز ما در واقع برای رمزگذاری و به خاطر سپردن اطلاعات ساختاریافته طراحی شده است.
- متقاعدسازی: ساختار منطقی، بحث را جزء به جزء بنا می‌کند و با هدایت مخاطبان از طریق دلایل قانع کنند، پذیرش را آسان می‌سازد.
- کارایی: ساختار باعث صرفه‌جویی در زمان و انرژی ذهنی می‌شود و ایده‌های پیچیده را به موضوعات پذیرفتنی و شدنی تبدیل می‌کند.
- کاهش اضطراب: داشتن ساختار تعریف شده، می‌تواند اضطراب ارتباطی را به میزان قابل توجهی کاهش دهد، زیرا از قبل می‌دانید که گفتنی‌ها را چگونه باید منتقل کنید و احتمال اینکه محتوای خود را فراموش کنید کمتر می‌شود.
چارچوب “چرا؟ چه اهمیتی دارد؟ چه باید کرد؟[۲] “
این روش، همانند چاقوی سوئیسی می‌تواند در بسیاری از موقعیت‌های ارتباطی مختلف استفاده‌شود. ساختار از سه سوال ساده تشکیل شده است:
- چرا: حقایق، موقعیت، محصول، موقعیت و غیره را توصیف و تعریف کنید.
- چه اهمیتی دارد: در مورد مفاهیم یا اهمیت آن برای مخاطب بحث کنید. به عبارت دیگر، ارتباط با آنها.
- چه باید کرد: اقدام یا مراحل بعدی را مشخص کنید، مانند سؤال کردن یا تشکیل جلسه بعدی.
این ساختار نه تنها به سازماندهی افکار شما کمک می‌کند، بلکه به عنوان یک راهنمای برای مخاطبان شماست و باعث می‌شود اطلاعات را راحت‌تر دنبال کنید و بر اساس آن عمل کنید.
چارچوب در اقدام
- مقدمه
مقدمه‌ها اغلب‌می توانند گیج‌کننده باشند. استفاده از ساختار می‌تواند به شما کمک کند شفاف باشید و انتظارات آینده خود را تعیین کنید.
در زمان معرفی یک فرد:
- چرا: مفتخرم که دکتر محمودی را معرفی کنم، کسی که اینجاست تا در مورد بینش خود در مورد نظریه دلبستگی گفتگو کند.
- چه اهمیتی دارد: دیدگاه ایشان روش بسیاری برای تصمیم گیری روزانه را تغییر داده است. من مطمئن هستم که وقتی اینجا را ترک کنید، متفاوت فکر خواهید کرد.
- چه باید کرد: بدون هیچ مقدمه‌ای، با من در استقبال از دکتر محمودی همراه باشید.
وقتی چیزی را معرفی می کنید:
- چرا: من برای معرفی آخرین نسخه محصول خود هیجان زده هستم. در این نسخه پیشرفت‌های جدیدی اضافه کرده‌ایم و سرعت خود را بهبود بخشیده‌ایم.
- چه اهمیتی دارد: اکنون مشتریان ما می‌توانند به راحتی وظایف خود را انجام دهند و در زمان و هزینه خود صرفه جویی کنند.
- چه باید کرد: وقتی این جلسه کنفرانس را ترک کردید، لطفاً آن را همین امروز نصب کنید.
- پاسخ به یک سوال
پرسش‌ها، فرصت خوبی برای استفاده از این ساختار هستند. مثلاً، یک مصاحبه شغلی را تصور کنید که در آن از شما می پرسند: “چرا خود را برای این شغل واجد شرایط می‌دانید؟”
- چرا: من بیش از ۱۲ سال تجربه در کار رویارویی با مشتری، رسیدگی به چالش‌هایی مانند مهاجرت به سیستم‌های جدید و اجرای فرآیندهای جدید دارم.
- چه اهمیتی دارد: تجربیات قبلی به من کمک می‌کند تا نتایج باکیفیت را به مشتریان شما ارائه دهم و در عین حال به شما کمک می‌کند تا روند مهاجرت را ساده کنید.
- چه باید کرد: خوشحال خواهم‌شد در مورد شرایط، با برخی از مشتریان سابقم صحبت کنید.
- دادن بازخورد
من اغلب مشتریانی را راهنمایی می‌کنم که نیاز به ارائه بازخورد سازنده دارند تا از این ساختار استفاده کنند. به عنوان مثال، شما یک همکار دارید که نتوانسته گزارش خود را به موقع تکمیل کند.
- چرا: متوجه شده‌ام که گزارش شما در چارچوب زمانی مورد توافق ما ارسال نشده است.
- چه اهمیتی دارد: این موضوع، ما را برای آماده شدن در تنگنا قرار می‌دهد و ممکن است دیدار مشتری در مخاطه قرار گیرد.
- چه باید کرد: من باید این گزارش را تا فردا صبح تکمیل کنید. لطفاً به من بگویید چه کاری می‌توانم برای کمک به شما انجام دهم.
تسلط بر ارتباط ساختاریافته به شما کمک می‌کند پیام‌های خود را بسازید و اهداف ارتباط را اولویت‌بندی کنید، به عبارتی همزمان که به مخاطب کمک می‌کند اطلاعات شما را درک کند و آن را به خاطر بسپارد، با استفاده از چارچوب فوق، می‌توانید موقعیت‌های ارتباطی مختلف را هدایت کنید و مطمئن شوید که پیام شما نه تنها شنیده می‌شود، بلکه درونی شده و براساس آن اقدام می‌شود.
[۱] مت آبراهامز مدرس رفتار سازمانی در دانشگاه استنفورد است دانشکده بازرگانی. او میزبان پادکست Think Fast, Talk Smart و نویسنده کتاب Think Faster, Talk Smarter: How to Speak Successfully When You’re Spot on Spot است.
[۲] The “What, So What, Now What” Framework
