چگونه برخی بهره وری بیشتری در کارهایشان دارند

شبکه‌های اجتماعی و ابزارهای نوین همانند هوش مصنوعی، قواعد جدیدی را هم، برای بهره‌وری بیشتر ضروری می‌سازد؛ با هوش مصنوعی، صف وظایف به خوبی سازمان‌دهی می‌شوند اما بلافاصله صف جدیدی تشکیل می‌گردد؛ این انتخاب انسان است. انچه در پی می‌آید نتایج بررسی هاروارد بیزنس ریویو است که بر روی روتین‌های افراد موفق انجام شده است؛ شاید همان گروهی که ما در فضای مجازی یا دانشگاهی، دنبال کننده آن‌ها باشیم. کمینه آنکه، بفهمیم در این میانه پرهیاهو، این دست افراد چگونه بهره‌وری و بازدهی خود را بالا نگه می‌دارند. این نظر سنجی با پرسش از نزدیک به بیست هزار نفر از سراسر جهان صورت گرفته است؛ شاید پرسش خوب این باشد که ببینیم، هر یک از ما، خود را در مورد میزان بهره‌وری و بازدهی شخصی، چگونه ارزیابی می کنیم؟

***

ما چیزهای زیادی در مورد بهره‌وری شخصی و اینکه چه چیزی باعث می‌شود برخی افراد بازدهی بیشتری نسبت به دیگران داشته باشند، آموخته‌ایم. سال گذشته ما یک نظرسنجی منتشر کردیم تا به متخصصان کمک کنیم بهره‌وری شخصی خود را ارزیابی کنند(بهره وری شخصی، عادت‌هایی تعریف می‌شود که ارتباط نزدیکی با انجام کارهای بیشتر در هر روز دارد). این نظرسنجی بر روی هفت عادت متمرکز بود: توسعه روتین های روزانه، برنامه ریزی‌برنامه فرد، مقابله با پیام‌ها، انجام کارهای بیشتر، برگزاری جلسات موثر، تقویت مهارت‌های ارتباطی، و واگذاری وظایف به دیگران.

پس از پاکسازی داده‌ها، مجموعه کاملی از پاسخ ها را از ۱۹۹۵۷ پاسخ‌دهنده در شش قاره به دست آوردیم. تقریباً نیمی از پاسخ دهندگان مربوط به آمریکای شمالی بودند. ۲۱ درصد دیگر ساکن اروپا و ۱۹ درصد ساکن آسیا بودند. ۱۰٪ باقیمانده را ساکنان (به ترتیب نزولی) از استرالیا، آمریکای جنوبی و آفریقا تشکیل می‌دادند.

نظرسنجی محدودیت‌های هم داشت، همانند اینکه پاسخ‌دهندگان خوانندگان HBR.org بودند و یا اینکه رتبه‌بندی‌ها به‌جای معیارهای عینی بهره‌وری، ارزیابی‌هایی از عادت‌ها بودند. با این وجود، نتایج نظرسنجی بینش مفیدی در مورد عادات مهم بهره‌وری و چالش‌های پیش‌روی متخصصان ارائه می‌دهد.

سه الگوی کلی مشخص شد: اول، کارکردن در ساعات طولانی‌تر لزوماً به معنای بهره‌وری شخصی بالاتر نیست. هوشمندانه‌تر کار کردن، کلید دستیابی به اولویت‌های بیشتر در هر روز است. دوم، سن و سابقه کار با بهره‌وری شخصی بسیار مرتبط بود – متخصصان مسن‌تر و ارشد، نمرات بالاتری نسبت به همکاران جوان‌تر ثبت کردند. سوم، نمرات بهره‌وری کلی متخصصان زن و مرد تقریباً یکسان بود، اما تفاوت‌های جنسیتی در عادات خاصی وجود داشت که بهره‌وری شخصی را ارتقا می‌داد.

به‌طورخاص، ما متوجه شدیم که افراد حرفه‌ای با بالاترین امتیاز بهره‌وری، تمایل دارند که در عادات هم، عملکرد خوبی داشته باشند. آنها کار خود را بر اساس اولویت‌های اصلی خود برنامه‌ریزی و سپس با یک هدف مشخص اقدام می‌کنند. آنها تکنیک‌های موثری را برای مدیریت حجم بالایی از اطلاعات و وظایف توسعه می‌دهند و نیازهای همکاران خود را برای جلسات کوتاه، ارتباطات پاسخگو، و مسیرهای روشن درک می‌کنند.

از بعد جغرافیایی، میانگین امتیاز بهره‎وری برای پاسخ دهندگان آمریکای شمالی در میانه است، حتی اگر آمریکای‌ها ساعت‌های طولانی‌تری کارکنند امتیاز آن‌ها به طور قابل توجهی کمتر از میانگین نمرات بهره‌وری پاسخ دهندگان اروپا، آسیا و استرالیایی است. از سوی دیگر، امتیاز آمریکای شمالی به طور قابل توجهی بالاتر از میانگین نمرات بهره‌وری ساکنان آمریکای جنوبی و آفریقا بود (البته از این مناطق، کمترین داده جمع ‌وری شد).

با کاوش در داده‌ها، دریافتیم که نمرات بهره‌وری بالاتر برای اروپا، آسیا و استرالیا ناشی از عادات قوی در زمینه‌هایی مانند برنامه‌های روزانه، عدم ملاحظه و مشاهده مداوم پیام‌ها، تمرکز به موقع بر روی محصول نهایی و تفکر دقیق قبل از خواندن یا نوشتن است.

در حالی که نظرسنجی ما تفاوت‌های قابل توجهی را در نمرات بهره‌وری بر اساس قاره نشان داد، تفاوت حداقلی را بین میانگین نمرات پاسخ دهندگان مرد و زن مشاهده‌شد؛ پاسخ دهندگان ۵۵ درصد مرد و ۴۵ درصد زن بودند.

با این حال، تفاوت‌های قابل‌توجهی در نحوه عملکرد زنان و مردان وجود داشت. زنان معمولاً در مورد برگزاری جلسات مؤثر، امتیاز بالایی کسب کردند – زنان بیشتر از مردان دستور کار را برای مدعوین از قبل ارسال می‌کردند، جلسات را برای کمتر از ۹۰ دقیقه تنظیم می‌کنند و جلسات را با توافق برای موضوعات بعدی به پایان می‌رسانند. زنان همچنین بیشتر اظهار داشتند که تقویم خود را از شب قبل آماده کرده‌ و به ایمیل‌های مهم به سرعت پاسخ می دهند.

در مقابل، مردان در کنار آمدن با حجم بالای پیام‌ها بسیار خوب عمل می‌کنند – زیاد به ایمیل‌های خود نگاه نیم‌کنند و از پیام‌های کم ارزش عبور می‌کنند. همچنین مردان بیشتر از زنان از برگه‌های برنامه‌ریزی، در برنامه‌های روزانه‌شان استفاده می کنند، به سرعت به محصول نهایی می‌رسند، و قبل از نوشتن یادداشت‌ها، طرح‌های کلی را تهیه می‌کنند.

علاوه بر جغرافیا و جنسیت، ما پاسخ‌های پرسشنامه خود را بر اساس سن و سالمندی تحلیل کردیم. پنج گروه سنی وجود داشت – با بیشترین پاسخ دهندگان در گروه زیر ۳۰ سال و کمترین در گروه بالای ۶۰ سال.

ما دریافتیم که نمرات بهره‌وری پاسخ‌دهندگان به‌طور سیستماتیک با افزایش سن افزایش می‌یابد. به نظر می‌رسد این روند منعکس کننده مزایای یادگیری و تجربه در هوشمندانه کار کردن است. محرک‌های این نمرات بهره‌وری بالاتر برای پاسخ‌دهندگان در گروه‌های سنی بالاتر، عادات قوی‌تر آن‌ها در چهار حوزه بود: توسعه روال‌هایی برای فعالیت‌های کم‌ارزش، مدیریت جریان پیام، برگزاری جلسات مؤثر، و واگذاری وظایف به دیگران.

در مورد ارشدیت داستان تا حدودی شبیه بود. پنج سطح از ارشدیت در داده‌ها ثبت شده است که ۵ کوچک‌ترین و ۱ بالاترین رتبه است. همانند سن، نمرات بهره‌وری به طور سیستماتیک با سطوح بالاتری از ارشدیت افزایش یافت که شاید نشان دهد که متخصصان کسب و کار، تا حدی با پرورش عادات بهره‌وری خوب به سطوح بالاتری از ارشدیت دست می‌یابند (یا برعکس، افراد ارشدتر می‌شوند و سپس بهره‌وری بیشتری پیدا می‌کنند). با این حال، محرک‌های نمرات بالاتر برای پاسخ دهندگان سطح ارشد با پاسخ دهندگان مسن‌تر متفاوت بود. تعداد بیشتری از پاسخ دهندگان ارشد با برنامه ریزی بهتر برنامه‌های خود، انجام کارهای زیاد و مهارت های ارتباطی قوی‌تر، به بهره‌وری بالایی دست یافتند.

افراد حرفه‌ای با بالاترین امتیاز بهره‌وری در غلبه بر تعلل، رسیدن به محصول نهایی و تمرکز بر دستاوردهای روزانه ماهر بودند. به‌علاوه، متخصصان حرفه‌ای در عادت برنامه ریزی قبلی، بسیار بهتر بودند؛ مواردی مثل مرور برنامه‌های شب قبل، ارسال دستور کار جلسات و تنظیم معیارهای موفقیت برای تیم‌هایشان.

اگر می خواهید بهره وری بیشتری داشته باشید، باید مجموعه ای از عادات خاص را ایجاد کنید.

ابتدا کار خود را بر اساس اولویت های اصلی خود برنامه ریزی کنید و سپس با یک هدف مشخص عمل کنید.

• برنامه روزانه خود را از شب قبل اصلاح کنید تا بر اولویت‌های خود تأکید داشته‌باشد. درکنار هرقرار در تقویم خود، اهداف خود را برای آن یادداشت کنید.

• قبل‌از هرجلسه، دستور کار دقیق برای همه شرکت کنندگان ارسال کنید.

• هنگام شروع پروژه‌های بزرگ، نتایج اولیه را در اسرع وقت ترسیم کنید.

• قبل از خواندن مطالب طولانی، هدف خاص خود را از آن مشخص کنید.

• قبل از نوشتن مطالب طولانی، طرح کلی با ترتیب منطقی بنویسید تا به شما برای ماندن در مسیر اصلی کمک کند.

دوم، تکنیک‌های موثری برای مدیریت بار اضافی اطلاعات و وظایف ایجاد کنید.

• فرآیندهای روزانه، مانند لباس پوشیدن یا خوردن صبحانه را به صورت روتین درآورید تا زمانی را صرف فکر کردن به آنها نکنید.

• در برنامه روزانه خود، زمانی را برای مقابله با موارد اضطراری و رویدادهای برنامه‌ریزی نشده بگذارید.

• صفحه نمایش دستگاه‌های خود را به جای هر چند دقیقه یک‌بار، ساعتی یک بار، مشاهده و بررسی کنید.

• با نگاه کردن به موضوع و فرستنده، از موارد بی اهمیت و بی ارزش عبور کنید.

• پروژه‌های بزرگ را تکه‌تکه کنید و برای تکمیل هرقطعه به خود پاداش دهید.

• در صورت امکان، کارهایی را به دیگران محول کنید که به اولویت‌های اصلی شما کمک نمی‌کنند.

سوم، نیازهای همکاران خود را برای جلسات کوتاه، ارتباطات پاسخگو و دستورالعمل های روشن درک کنید.

• زمان هر جلسه را حداکثر به ۹۰ دقیقه، ترجیحاً کمتر محدود کنید. هرجلسه را با مشخص کردن مراحل بعدی و تمالیف مربوط به آن، پایان دهید.

• فوراً به پیام‌های افرادی که برای شما مهم هستند پاسخ دهید.

• برای جلب توجه مخاطب، به جای خواندن یک متن آماده شده، از تکه‌های یادداشت شده استفاده کنید.

• اهداف و معیارهای موفقیت را برای هرتلاش تیمی، مشخص کنید.

• برای بهبود عملکرد تیم خود، به جای سرزنش، رویه‌هایی را برای جلوگیری از اشتباهات آینده تنظیم کنید.

https://hbr.org/2019/03/what-makes-some-people-more-productive-than-others?tpcc=orgsocial_edit&utm_campaign=hbr&utm_medium=social&utm_source=linkedin